Minggu, 09 Maret 2014

Yudisium Jurusan dan Persyaratan Wisuda


Yudisium adalah evaluasi terakhir yang menjadi vonis mahasiswa dapat lulus atau belum dari ITS. Yudisium jurusan dilakukan dengan cara rapat dosen untuk mengevaluasi persyaratan-persyaratan kelulusan tiap mahasiswa. Jika mahasiswa sudah memenuhi syarat yudisium jurusan, maka ia dinyatakan lulus dan dapat mengikuti wisuda.

Kemarin, beberapa persyaratan yudisium dikumpulkan di jurusan. Selain mengumpulkan syarat yudisium jurusan, mahasiswa juga harus mengumpulkan syarat administrasi wisuda pada masa yudisium ini.


A. SYARAT YUDISIUM JURUSAN

Persyaratan ini dikumpulkan ke koordinator TA. Syarat-syaratnya adalah:

1. TOEFL
2. SKEM
3. SKS
4. Lembar Revisi TA
5. POMITS
(6. Poster dan video)

TOEFL, SKEM, dan SKS (transkrip IPK) sudah dikumpulkan waktu mengajukan sidang TA. Nilai TOEFL minimal 477, SKEM minimal 1000, dan SKS minimal 144 dan tidak ada nilai D atau E pada mata kuliah dengan kode KI13xxx. Lembar revisi dan POMITS dikumpulkan pada rentang waktu yang ditentukan, biasanya sebelum tanggal yudisium jurusan. Poster dan video memiliki aturan pengumpulan tersendiri.

Keterangan masing-masing adalah sebagai berikut.

1. TOEFL, sudah
2. SKEM, sudah
3. SKS, sudah

4. Lembar Revisi TA
Lembar Revisi TA harus ditandatangi oleh kedua penguji. Revisi lebih baik dilakukan segera setelah sidang karena ada persyaratan wisuda yang membutuhkan buku TA yang fix. Lagipula, akan lebih nyaman jika menyelesaikan revisi di awal dan membereskan sisa-sisa persyaratan lainnya di akhir agar tidak ada tanggungan.

5. Artikel POMITS, lembar telaah pembimbing dan penguji
Paper POMITS adalah hal penting lainnya yang segera diselesaikan karena syarat wisuda lainnya (seperti Surat Bebas Pustaka Perpus ITS dan Surat Bebas RBTC) membutuhkan paper ini. Segera perbaiki artikel POMITS dan konsultasikan ke dosen pembimbing. Kalau sudah fix dari pembimbing, ada dua hal yang bisa kita lakukan, yaitu i) meminta pembimbing dan penguji mengisi lembar telaah dan ii) konsultasi ke koordinator TA.

Untuk lembar telaah, langkah pertama tentu saja print lembar telaah penguji dan pembimbing SERTA lembar hak cipta untuk berjaga-jaga jika paper direkomendasikan untuk diterbitkan.

Setelah itu, pergi ke dosen pembimbing dan mintalah dosen untuk mengisi lembar telaah pembimbing. Kalau paper direkomendasikan untuk diterbitkan, sekalian mintalah tanda tangan pada lembar hak cipta.

Setelah dari pembimbing, segera ke dosen penguji dan mintalah mengisi lembar telaah penguji. Setelah itu, beres sudah masalah POMITS ini dan kita tinggal menyelesaikan masalah tata penulisan ke koordinator TA.

Masalah konsultasi penulisan ke koordinator TA hampir sama ketika kita konsultasi penulisan buku TA dulu sebelum sidang. Nanti akan diperiksa ejaan, dll, dan apakah sudah mengikuti template yang benar. Kalau masih salah, perbaiki dan langsung konsultasi lagi. Begitu seterusnya hingga dinyatakan benar 100%.

Pusat artikel POMITS ada di http://ejurnal.its.ac.id/ (template dan lembar telaah juga ada di situ).

(6. Poster dan video)
Poster dan video biasanya dikumpulkan akhir-akhir karena sebenarnya bukan merupakan syarat yudisium. Poster dan video dibutuhkan jurusan untuk promosi TA kita hahaha. Biasanya terdapat panduan khusus mengenai poster/video masalah konten, format, dsb sehingga perhatikan panduan ini sebelum membuat. Kalau sudah jadi, biasanya nanti dikumpulkan dalam bentuk hardcopy (poster), softcopy (melalui email), dan dikumpulkan ke freeshare sebagai backup.

B. SYARAT ADMINISTRASI WISUDA

Syarat administrasi ini bisa dikumpulkan ke TU jurusan. Dalam menyelesaikan tahapan ini, akan lebih baik jika sudah tidak ada tanggungan masalah buku dan paper POMITS. Kalau masih belum selesai, silakan dicicil saja yang lain dulu juga gpp.

Sebelum saya share masalah syarat-syarat lengkapnya, ada baiknya saya share masalah buku TA. Buku TA yang sudah fix di-print dan dijilid sebanyak 3-4 kali, dimana 1 untuk perpus ITS, 1 untuk RBTC, dan 2 untuk dosen pembimbing (kalau dosennya tidak mau ya tidak usah). Nah, buku TA yang dikumpulkan di perpus ITS harus ditandatangani kedua pembimbing dan memiliki stempel jurusan.

Jadi, sebelum jilid, minta stempel jurusan (di TU) pada satu lembar pengesahan buku TA. Setelah itu, scan lembar tersebut untuk diletakkan di softcopy buku TA. Softcopy ini nanti di-burn di CD dengan persyaratan lainnya.

Untuk 3 buku lainnya, sepertinya tidak masalah jika tidak memiliki tandatangan dan stempel. Tapi untuk berjaga-jaga, silakan print hasil scan lembar pengesahan untuk di jilid di buku lainnya.

Nah, balik lagi ke persyaratan administrasi wisuda. Persyaratannya adalah:
1. Formulir calon wisudawan
2. Foto 3 x 4
3. Update identitas + foto di integra
4. Form judul tugas akhir
5. Form bebas tanggungan dosen pembimbing
6. Pernyataan bebas laboratorium
7. Surat keterangan bebas KOPMA
8. Surat keterangan bebas IKOMA
9. Fotokopi Ijazah SMA tanpa legalisir
10. Surat bebas RBTC
11. Surat keterangan bebas pustaka perpus ITS

Penjelasannya adalah sebagai berikut:

1. Formulir calon wisudawan
Form ini bisa diambil di TU dan berisi data NRP, Nama, Email (segera bikin email dengan nama tidak alai hahaha), dan tanda tangan yang menyatakan sudah upload foto dan edit identitas di integra. Masalah edit ini dijelaskan pada nomor 3.

2. Foto 3 x 4 (dresscode, b/w)
Foto adalah kegiatan yang sebaiknya dilakukan lebih awal karena dibutuhkan untuk syarat no. 2. Foto memiliki persyaratan: 3 x 4, hitam-putih, dresscode jas+dasi, di kertas dop atau bukan kertas yang mengkilap. Biasanya di tempat foto keputih dan sekitarnya sudah menyediakan jas+dasi sehingga tinggal menuju ke TKP.

Kalau cewek jilbaban, bisa jilbabnya dimasukkan ke dalam kemeja dan pake dasi sehingga dasinya kelihatan. Tapi saya kemarin (dan beberapa mbak-mbak lain) tidak menampakkan dasi (alias tidak pake dasi hahaha) dan tidak dipermasalahkan.

Setelah foto jadi, beri nama dan NRP di belakang foto dan masukkan plastik agar memudahkan nantinya.

3. Update identitas + foto di integra

Upload softcopy foto dari langkah 2 ke website integra dengan format dpi tertentu (saya lupa). Sekalian juga edit identitas di integra. Kalau tidak, nanti akan menjadi masalah di masa yudisium institut.

4. Form judul tugas akhir

Form ini hanya berisi nama, pembimbing, judul, dan isian tentang TA lainnya yang harus ditandatangani oleh mahasiswa dan dosen pembimbing.

5. Form bebas tanggungan dosen pembimbing
Form ini hanya form berisi nama, judul, dan tanda tangan kedua pembimbing yang menyatakan mahasiswa sudah tidak memiliki tanggungan ke dosen pembimbing. Biasanya, dosen mengajukan syarat tertentu untuk mendapatkan tanda tangan ini, misalnya kumpulkan buku TA yang sudah dijilid atau kumpulkan CD, dsb.

6. Pernyataan bebas laboratorium
Pernyataan ini adalah pernyataan pribadi yang menyatakan tidak memiliki tanggungan di lab TC. Butuh materai 6000 rupiah di lembar ini.

7. Surat keterangan bebas KOPMA
Surat ini bisa diminta di kantor KOPMA (di gedung M-Web dekat SCC). Biasanya bisa diambil keesokan harinya dan membayar 2000. Surat ini juga bisa dilakukan secara kolektif. Jadi, lebih enak ada perwakilan untuk mengurus surat satu angkatan.

8. Surat keterangan bebas IKOMA
Surat ini bisa diminta di kantor IKOMA (di kantin pusat ITS) dan hanya menunjukkan KTM (NRP) ke petugas. Kalau tidak antri, 1 menit jadi.

9. Fotokopi Ijazah SMA tanpa legalisir
Fotokopi dibutuhkan untuk mengecek data untuk ijasah. Usahakan dalam fotokopi, sekalian fotokopi 2 kali untuk sekalian yudisium institut.

10. Surat bebas RBTC (surat terima buku+CD perpus)
Surat ini dapat diminta dari RBTC dengan syarat: mengumpulkan buku yang sudah dijilid dan CD. CD berisi:
  1. Buku TA dengan format docx dan pdf. Untuk pdf, diproteksi agar tidak bisa di-print dan di-copy. Juga diberi watermark dengan tulisan RBTC.
  2. Paper TA dengan format docx dan pdf. Untuk pdf, diproteksi agar tidak bisa di-print dan di-copy. Juga diberi watermark dengan tulisan RBTC.
  3. Proposal TA dengan format docx dan pdf. Untuk pdf, diproteksi agar tidak bisa di-print dan di-copy. Juga diberi watermark dengan tulisan RBTC.
  4. Source code dan cara instalasi yang cukup ditulis dalam docx
  5. Referensi yang diperlukan dalam mengerjakan TA. Bisa berbentuk html, pdf, video, dsb terserah.
  6. Presentasi TA (waktu sidang) yang berbentuk PPT

Cara memproteksi PDF bisa dilakukan dengan primoPDF. Watermark RBTC bisa watermark teks sederhana yang dibuat di word dan tidak ada template khusus. Kemarin, saya menggunakan custom watermark (menu Page Layout --> Watermark --> Custom watermark) dan menggunakan setting seperti gambar di bawah ini.

"Watermark RBTC"

Watermark RBTC tidak memiliki aturan di depan teks atau di belakang teks seperti aturan watermark Perpus ITS. Jadi, semua halaman memiliki watermark seragam kecuali cover buku TA depan yang tidak perlu dikasih.

11. Surat keterangan bebas pustaka perpus ITS

Sebelum menuju perpus untuk meminta surat ini, biasanya kita diminta untuk upload file buku kita dengan bentuk PDF yang di-watermark dan di-split dengan aturan tertentu ke repo perpus ITS pusat. Kemarin, karena server repo masih penuh dan belum di-maintenance, mahasiswa diminta burn file-nya ke CD dan dikumpulkan ke bagian komputer di lantai 1.

Aturan split dan watermark perpus bisa dilihat di digilib.its.ac.id. Secara garis besar, buku TA harus di-split berdasarkan bagian-bagiannya (cover, abstrak, bab i, bab ii, dsb) dan diberi nama dengan aturan NRP-bagian.pdf. Nama ini tidak boleh salah dan sudah ada panduan lengkapnya di website digilib.

Split bisa dilakukan dengan menggunakan PDFsam. Setelah di-split dan diberi nama sesuai aturannya, saatnya memberi watermark.

Watermark yang digunakan adalah file gambar yang berisi banyak logo ITS tersusun memenuhi halaman buku. File ini sudah disediakan di digilib. Cara untuk memberi watermark ini juga sudah ada panduannya. Kemarin, kita menggunakan Adobe Acrobat Pro untuk memberi watermark. File yang berbeda juga memiliki aturan watermark yang berbeda tempat peletakannya (di depan teks atau di belakang teks).

Split buku dan watermark ini harus dilakukan dengan teliti dan sabar. Baca semua panduan agar tidak salah.

Sebagai tambahan, karena buku TA Teknik Informatika terkadang memiliki Daftar Kode Sumber, bagian ini nantinya diberi nama dengan format NRP-notations.pdf. Kalau tidak, maka kamu diminta nge-burn lagi nantinya.

Kalau semua file sudah siap, burn file-file tersebut ke satu CD dan beri Cover CD seperti Cover CD TA (lihat gambar). Lalu, kita siap pergi ke perpus untuk lanjut mengurus surat bebas pustaka ini.

"Cover CD"


Ada beberapa hal yang dilakukan di perpus yang dirangkum dalam beberapa tahap. Waktu yang dibutuhkan di perpus bisa lama atau sebentar, tergantung jumlah antrian. Jadi, lebih baik datang pagi-pagi dan jangan terlalu mepet waktu batas pengumpulan.

Pertama, titipkan tas dan bawa:
a. Buku TA yang telah dijilid dan memiliki stempel jurusan
b. CD yang berisi file buku TA yang telah di-split dan di-watermark
c. KTM
d. Kartu anggota perpus
e. Uang secukupnya (sekalian bawa dompet aja)
f. Bolpoin

Setelah itu, pergi ke ruang pengadaan untuk mengumpulkan buku TA. Ruang ini berada di bagian belakang sejajar dengan bagian penitipan tas (tanya aja). Di situ, kita mengumpulkan buku TA, mengisi daftar hadir, mengisi form pernyataan hak cipta, dan mendapatkan form bebas pustaka/lembar verifikasi bebas pustaka yang harus ditandatangani di beberapa bagian perpus.

Kalau sudah, menuju ke ruang komputer lantai 1 untuk mengumpulkan CD (sebelah ruang lesehan wifi). Caranya ambil dulu nomor antrian di dalam dan tunggu panggilan, lalu serahkan CD untuk diperiksa. Kalau sudah benar, biasanya diminta menunjukkan KTM dan mendapatkan tanda tangan lantai 1. Kalau belum benar, silakan burn CD lagi dan ulangi langkah ini hingga benar.

Kalau sudah mendapatkan ttd ruang komputer, silakan ke lantai 3 dan jalan seperti putaran tawaf (lawan jarum jam) untuk menuju ruang majalah. Langsung minta ttd dan langsung dapat ttd. Setelah dari ruang ini, silakan menuju ruang referensi untuk minta ttd. Kalau sudah dapat ttd di sini, saatnya menuju lantai 4.

Di lantai 4, jalan lagi searah putaran tawaf untuk menuju ruang reserve. Di sini, nama anda diperiksa sebentar di database dan langsung dapat tanda tangan. Setelah itu, menuju ruang karya ITS. Di sini, kartu anggota kamu akan disita dan dapat ttd.

Terakhir, di lantai 5, langsung menuju petugas ruang sirkulasi untuk diperiksa apakah kamu memiliki tanggungan buku dan denda. Kalau ternyata kamu ada tanggungan denda, silakan bayar di sini. (Kalau kamu merasa tidak punya denda, tetap bawa uang saja karena bisa jadi ada yang kelupaan). Kalau sudah lunas, kamu dapat ttd ruang sirkulasi dan selesailah perjalanan ini. Tinggal isi daftar hadir dan menunggu sebentar untuk di-print-kan surat bebas pustaka yang dibubuhi stempel. Selesai.

Setelah persyaratan wisuda sudah lengkap, silakan dikumpulkan ke TU dan tinggal menuju saat-saat yudisium institut.

0 comments:

Posting Komentar